Dans notre organisation en binôme au sein d’Adheo, agence spécialisée en expertise-comptable et gestion comptable, nous planifions les missions en fonction de la charge de travail et des priorités de la production comptable.
La répartition des tâches est donc flexible et adaptée aux besoins opérationnels. Le planning de coordination est également évolutif : dès qu’un point de gestion de dossier, une question technique ou une décision est nécessaire, nous utilisons Teams ou le téléphone pour assurer une communication rapide et efficace.
Nous échangeons également régulièrement lors de moments informels, notamment pendant les pauses déjeuner, afin d’aborder certains sujets stratégiques liés aux dossiers comptables et à leur suivi.
Nous utilisons plusieurs outils de pilotage de la production comptable au sein d’Adheo.
Le principal est le cockpit de production, qui permet de suivre en temps réel l’avancement des missions, la charge de travail et les indicateurs de suivi des dossiers.
Nous utilisons également le logiciel Y A D’LA SAISIE, un outil de digitalisation comptable permettant de vérifier la disponibilité des documents scannés et d’assurer le traitement des pièces comptables.
Les responsables d’équipe disposent d’un accès renforcé permettant un suivi précis de la performance des équipes comptables, de l’avancement des dossiers et des gains de productivité.
Nous avons mis en place un suivi personnalisé de la production comptable avec chaque collaborateur au sein de l’agence Adheo.
Ce dispositif est issu d’une demande des équipes elles-mêmes, ce qui a conduit à la mise en place de réunions hebdomadaires avec chaque membre afin d’assurer un suivi régulier des dossiers comptables et des objectifs de production.
Cette organisation permet un meilleur accompagnement des collaborateurs et une optimisation de la gestion des missions comptables.
Nous organisons nos congés de manière à éviter tout chevauchement afin de garantir la continuité de la production comptable et du suivi des équipes.
En période de congés, le binôme restant prend le relais sur la gestion des dossiers, avec le soutien de la direction de secteur Adheo, notamment via Anne Sexe.
Cette organisation permet d’assurer la continuité de service et le bon fonctionnement de l’agence comptable même en période de forte activité ou de congés.
Une organisation efficace en binôme repose avant tout sur la communication, la disponibilité et la réactivité.
La capacité à collaborer en continu et à s’entraider est essentielle dans les métiers de la comptabilité et de la gestion d’entreprise.
Chaque membre doit pouvoir être présent et réactif afin de soutenir les collaborateurs en cas de besoin, notamment lors de la gestion des dossiers comptables ou des urgences de production.
Le principal avantage du travail en binôme est la réactivité et la simplicité de prise de décision. La proximité permet une meilleure fluidité dans le traitement des sujets de production comptable.
Ce mode d’organisation permet également de réduire le nombre de réunions et d’optimiser le temps consacré à la gestion et au suivi des dossiers comptables.
L’inconvénient principal réside dans la flexibilité du planning, fortement dépendant des urgences et de la charge des dossiers en cours.
L’équipe a été renforcée avec l’arrivée de Guillaume, responsable d’une seconde équipe de comptabilité sur le site Adheo.
Cette évolution a permis une meilleure structuration de l’organisation, avec un passage de rapports hebdomadaires à des suivis toutes les deux semaines.
Ces rapports de suivi incluent les axes d’amélioration, l’avancement des dossiers comptables, les actions réalisées et les points de pilotage de la performance comptable.
