Calculer les droits à congés, fixer la période de prise des congés et l’ordre des départs en vacances… sont autant d’étapes à mettre en place selon un calendrier bien précis.

Calculer les droits à congés payés

Les congés payés de vos salariés sont acquis pendant une période dite « de référence » fixée par le Code du travail du 1^er juin au 31 mai (du 1^er avril au 31 mars si votre entreprise est affiliée à une caisse de congés payés).

Durant cette période, chaque salarié obtient 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, soit au total 30 jours de congés payés (5 semaines). Et ce quelles que soient sa durée de travail, la nature de son contrat et son ancienneté.

Sachez aussi que certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif et sont donc prises en compte pour le calcul des congés payés (congé de maternité, congé de paternité, congé supplémentaire de naissance, arrêt de travail quelles qu’en soient la cause et la durée…).

Fixer la période de prise des congés

Pas plus de 24 jours consécutifs…

Vous devez déterminer la période durant laquelle vos salariés peuvent poser leur congé principal (congés d’été), après consultation des représentants du personnel s’il en existe dans l’entreprise. Cette période doit au moins s’étendre du 1^er mai au 31 octobre et vos salariés doivent en être informés au moins 2 mois avant son ouverture.

En principe, les congés d’été de vos salariés ne doivent pas excéder 24 jours ouvrables consécutifs (4 semaines).

Et attention, vos salariés doivent, en principe, avoir pris tous leurs congés payés au plus tard au 30 avril de l’année qui suit la fin de la période de référence (au 31 mai selon certaines conventions collectives ou usages). Les congés payés ne pouvant pas être remplacés par le versement d’une indemnité, même en cas d’accord de vos salariés.

… mais au moins 12 jours consécutifs

Vous pouvez, avec l’accord de vos salariés, fractionner leur congé principal de 24 jours ouvrables, sans toutefois pouvoir le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs. Ce congé d’au moins 12 jours doit être attribué entre le 1^er mai et le 31 octobre.

Les jours restants du congé principal peuvent être pris, en une ou plusieurs fois, en dehors de cette période. Si tel est le cas, vos salariés ont alors droit à des congés supplémentaires : 2 jours ouvrables de plus pour au moins 6 jours de congés posés en dehors de la période du 1^er mai au 31 octobre, ou un jour ouvrable de plus pour 3, 4 ou 5 jours pris en dehors de cette période.

Établir le planning des congés

Vous devez ensuite fixer l’ordre des départs en congés de vos salariés en fonction de leur situation familiale, de leur ancienneté dans l’entreprise et de leurs activités éventuelles chez d’autres employeurs. Puis, vous devez leur communiquer le planning des congés par affichage, courrier ou note de service, au moins un mois à l’avance. Enfin, les dates des congés payés ne peuvent pas, sauf circonstances exceptionnelles (tel le remplacement d’un salarié décédé brusquement) ou accord du salarié, être modifiées moins d’un mois avant leur départ. Sachez toutefois que les salariés ont droit au report des jours de congés qui coïncident avec des jours d’arrêt de travail, que cet arrêt débute avant ou pendant leurs congés.

Rémunérer les congés payés

Pendant leurs congés payés, les salariés perçoivent une indemnité équivalant à 1/10e de la rémunération brute globale qu’ils ont perçue au cours de la période de référence ou, si son montant est plus élevé, une indemnité égale à la rémunération qu’ils auraient obtenue s’ils avaient continué à travailler.