Si votre entreprise tient une comptabilité informatisée et qu’elle fait l’objet d’une vérification, elle doit remettre à l’administration fiscale une copie des fichiers des écritures comptables (FEC), sous forme dématérialisée, dès le début des opérations de contrôle.

Qu’est-ce qu’un FEC ?

Le FEC est un fichier normé. Pour être accepté par le vérificateur, le FEC doit, en effet, répondre à un format particulier (nommage du fichier, séparation des enregistrements et des zones, présence des libellés, format des valeurs et des dates…).

Outre la forme, des contraintes de contenu pèsent également sur le FEC. Ce dernier doit ainsi comprendre « l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ». Les écritures doivent y être classées par ordre chronologique. Selon le régime d’imposition de l’entreprise, pour chacune d’entre elles, de 18 à 22 champs d’informations doivent être renseignés. Et attention, si le FEC généré comporte des spécificités (utilisation de codifications internes à l’entreprise, décalage dans l’enregistrement de reports à nouveau…), l’entreprise doit en présenter un descriptif détaillé à l’administration.

Les modalités du contrôle

Traitements informatiques

Le plus souvent, la réalisation de la vérification de comptabilité nécessite la mise en œuvre de traitements informatiques. L’entreprise doit alors choisir entre un traitement :

– par le vérificateur sur le matériel de l’entreprise ;
– par l’entreprise elle-même sur son propre matériel ;
– ou par le vérificateur, hors des locaux de l’entreprise, au moyen de copies fournies sur support informatique par l’entreprise.

Une obligation d’information

Afin que l’entreprise puisse faire son choix entre les trois options de traitement, le vérificateur doit lui adresser un courrier décrivant la nature des investigations qu’il souhaite réaliser. Un courrier qui doit contenir des informations suffisamment précises pour que ce choix s’opère en toute connaissance de cause (sans pour autant constituer un « cahier des charges »).

Et lorsque l’entreprise choisit d’effectuer elle-même les traitements, l’administration doit lui préciser par écrit les travaux à réaliser ainsi que le délai accordé pour les accomplir. Un délai qui doit être « suffisant », selon le Conseil d’État, mais dont l’appréciation relève du cas par cas. Il peut donc être plus ou moins long. Un élément à ne pas négliger lors du choix de l’option de réalisation des traitements.

Prorogation de la durée de vérification

La vérification de la comptabilité d’une PME est normalement limitée à 3 mois. Cependant, en présence d’une comptabilité informatisée, ce délai est suspendu jusqu’à la remise de la copie des FEC à l’administration et prorogé du délai nécessaire à la mise en œuvre des traitements informatiques envisagés par le vérificateur.

L’examen de comptabilité

Lorsque l’administration estime que les caractéristiques de l’entreprise ne nécessitent pas une vérification de comptabilité, elle peut procéder à un examen de comptabilité. Les agents du fisc examinent alors les FEC à partir de leurs bureaux. Une procédure qui débute par l’envoi d’un avis d’examen de comptabilité à l’entreprise, précisant qu’elle peut se faire assister par un conseil de son choix. Une fois cet avis reçu, l’entreprise dispose de 15 jours seulement pour transmettre à l’administration une copie de ses FEC.

Dans le cadre d’un examen de comptabilité, l’entreprise bénéficie d’un certain nombre de garanties, similaires à celles applicables à la vérification de comptabilité. Garanties qui lui sont précisées dans la « charte du contribuable vérifié » disponible en ligne. Parmi elles figure la possibilité pour l’entreprise, en cas de difficultés pendant et/ou après le contrôle, de demander un rendez-vous avec les supérieurs hiérarchiques de l’agent en charge du dossier. Autre garantie, l’administration ne pourra pas procéder à un nouvel examen de comptabilité ou à une vérification de comptabilité sur les mêmes impôts et pour la même période. En outre, la durée de l’examen de comptabilité ne peut excéder 6 mois .